Při přípravě projektu založení směnárny se opakují některé chyby, které mohou vést k prodloužení povolovacího řízení, dodatečným nákladům nebo komplikacím při zahájení provozu. Následujícím oblastem a chybám je proto vhodné věnovat pozornost již od začátku:
1. Považovat směnárnu za běžnou živnost
Směnárenskou činnost nelze zahájit pouze na základě založení společnosti. Směnárník ji může provozovat až po získání povolení od České národní banky.
Žádost o povolení k činnosti směnárníka se podává elektronicky prostřednictvím systému REGIS. Podání e-mailem, datovou schránkou nebo v listinné podobě není pro tento účel přípustné.
2. Řešit vedoucí osoby a vlastnickou strukturu až na poslední chvíli
ČNB neposuzuje pouze samotnou společnost. Důvěryhodnost musí splňovat také její vedoucí osoby a skuteční majitelé.
Osoba, která bude skutečně řídit provozování směnárenské činnosti, musí mít alespoň střední vzdělání s maturitní zkouškou. Zpravidla také nesmí současně řídit směnárenskou činnost u jiného směnárníka mimo stejný koncern.
Vlastnickou a personální strukturu je proto vhodné prověřit ještě před přípravou žádosti.
3. Předložit neúplnou nebo vnitřně rozpornou žádost
Údaje v žádosti, obchodním rejstříku, evidenci skutečných majitelů a jednotlivých přílohách musí být vzájemně konzistentní.
Neúplné podklady, nejasné rozdělení odpovědností nebo rozpory v informacích mohou vést k výzvě k doplnění a celý proces zbytečně prodloužit. Vyplatí se proto před podáním provést kontrolu celé dokumentace jako jednoho celku.
4. Použít univerzální AML vzory
Směnárník je povinnou osobou podle AML zákona. Musí zavést odpovídající postupy vnitřní kontroly a řízení rizik. U běžné směnárny se zaměstnanci bude zpravidla potřebný také písemný systém vnitřních zásad a hodnocení rizik.
Dokumentace musí odpovídat skutečnému fungování směnárny – zejména typům klientů, nabízeným měnám, výši obchodů, organizační struktuře a způsobu identifikace a kontroly klientů. Zaměstnanci musí být navíc proškoleni před zařazením na příslušné pracovní místo a následně nejméně jednou během každých 12 kalendářních měsíců.
5. Nezapomeňte na oznámení provozovny
Samotné povolení ještě neopravňuje k zahájení činnosti na libovolném místě. Umístění směnárenské provozovny je nutné oznámit ČNB alespoň tři pracovní dny před zahájením provozu.
Provozovna musí být rovněž řádně označena a připravena na plnění informačních povinností vůči zákazníkům.
6. Získáním povolení to nekončí
Před prvním směnárenským obchodem musí být připraven kurzovní lístek, doklady pro zákazníky, evidence obchodů, AML formuláře, postupy pro podezřelé obchody a pravidla pro uplatnění práv zákazníků.
Kurzovní lístek i doklad o provedeném obchodu musí splňovat zákonné obsahové požadavky a být uvedeny alespoň v českém a anglickém jazyce. Dobrá příprava žádosti a provozních procesů dokáže omezit zbytečné průtahy a výrazně usnadnit zahájení činnosti.
